Conditions relatives à la nomination de mandataires au Canada
4. Responsabilités professionnelles
4.1 Devoir de loyauté
Le mandataire doit éviter d’entreprendre du travail juridique susceptible de le placer dans une situation incompatible avec ses devoirs à titre de mandataire de la ou du PGC ou de mettre en doute son devoir de loyauté à l’égard de la Couronne. Il ne doit pas critiquer publiquement l’intégrité de hauts fonctionnaires ou d’institutions du gouvernement ni celle de ministres fédéraux.
4.1.1 Devoir d’éviter les conflits d’intérêts
Le mandataire doit prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter tout conflit d’intérêts. Cette obligation naît dès la nomination et persiste tout au long de sa durée.
Plus particulièrement, le mandataire doit se conformer :
- aux règles professionnelles applicables;
- au droit applicable, y compris aux arrêts suivants de la Cour suprême du Canada : Martin c Gray, [1990] 3 R.C.S. 1235; R. c Neil, [2002] 3 R.C.S. 631; Compagnie des chemins de fer nationaux du Canada c McKercher LLP, [2013] 2 R.C.S. 649.
4.2 Conflits d’intérêts réputés
Le mandataire peut être réputé en conflit d’intérêts lorsqu’il représente sans consentement un client dont les intérêts juridiques immédiats s’opposent directement aux intérêts juridiques immédiats de la Couronne.
En général, le Ministère n’empêche pas les mandataires de représenter des clients contre la Couronne dans des dossiers n’ayant aucun lien avec le sien lorsqu’il n’y a aucun danger d’abus de renseignements confidentiels, à moins que le litige contre la Couronne revête une importance et un intérêt public tels, que cela risque de compromettre le devoir de loyauté et de dévouement du mandataire envers la Couronne.
Le Ministère détermine, pour chaque nomination d’un mandataire / ou chaque dossier spécifique / ou d’une nomination à une autre, ce qu’il juge être un conflit d’intérêts. Cela inclut la spécification des dossiers ayant un lien entre eux et créant un conflit direct. De plus, le Ministère spécifiera les dossiers non liés lorsqu’il ne souhaite pas que son consentement soit inféré, le cas échéant. Cette façon de faire vise à circonscrire les obligations en matière d’identification et de divulgation de la part du mandataire et à faciliter l’évaluation des conflits d’intérêts par le Ministère.
4.3 Obligation de divulgation
4.3.1 Divulgation par rapport aux conflits d’intérêts réputés
Le mandataire n’est pas tenu de divulguer tous ses dossiers non liés contre la Couronne. Il doit toutefois faire preuve de diligence raisonnable pour déterminer et divulguer les conflits en accord avec les critères établis de ce qui est réputé constituer un conflit dans un dossier donné. Il devrait fournir suffisamment de renseignements afin de permettre au Ministère de prendre une décision éclairée sur la question de savoir si le mandataire peut agir au nom de la ou du PGC malgré l’existence ou la possibilité d’un conflit d’intérêts.
Le mandataire est tenu de divulguer tous les intérêts privés, y compris les activités externes et les biens lui appartenant pouvant le placer dans une situation de conflit d’intérêts dans l’exercice de sa nomination éventuelle.
Si, pendant la durée de la nomination, le cabinet du mandataire ou un membre de celui-ci acquiert un intérêt ou se trouve dans une situation susceptible d’entraîner un conflit d’intérêt réel, potentiel ou apparent, le mandataire doit en avertir sans délai le Ministère.
4.3.2 Divulgation relative aux obligations du secteur public
Le mandataire doit divulguer si un avocat ou notaire autorisé ou un associé du cabinet est :
- un ancien titulaire de charge publique fédéral, selon la définition de la Loi sur les conflits d’intérêts;
- un ancien fonctionnaire fédéral, selon la définition de la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-emploi du Conseil du Trésor (CT), et si cette personne touche une pension aux termes de la Loi sur la pension de la fonction publique ou un paiement forfaitaire aux termes de la Directive sur le réaménagement des effectifs du Conseil national mixte;
- un député ou un sénateur;
- l’époux, le conjoint de fait, l’enfant, le frère, la sÅ“ur ou le parent d’un ministre fédéral ou d’un autre titulaire de charge publique selon la définition de la Loi sur les conflits d’intérêts (L.C. 2006, ch. 9, art. 2).
L’obligation de divulguer ces renseignements persiste pendant toute la durée de la nomination.
4.3.3 Divulgation d’allégations de tiers
Si un client du mandataire ou un membre de la cour soulève une préoccupation ou des objections concernant des allégations de conflit d’intérêts mettant en cause le mandataire, ce dernier doit divulguer cette information au Ministère.
4.4 Évaluation des conflits d’intérêts
Le Ministère évalue les questions relatives aux conflits d’intérêts au cas par cas et rend une décision en tenant compte des éléments propres au dossier de façon à équilibrer la nécessité de protéger les intérêts de la Couronne et l’intérêt public avec la nécessité de satisfaire aux demandes opérationnelles.
Le Ministère tient compte des facteurs ci-dessous pour déterminer l’existence d’un conflit d’intérêts et la ligne de conduite à tenir :
- la nature et le caractère immédiat des intérêts juridiques en jeu;
- si les intérêts juridiques s’opposent directement;
- s’il s’agit d’une question de fond ou de procédure;
- l’étape à laquelle le dossier ou l’instance est rendu;
- le lien temporel entre les dossiers;
- l’importance de la question pour les intérêts immédiats et à long terme de la Couronne;
- l’existence d’un risque d’abus des renseignements confidentiels obtenus;
- la disponibilité d’un autre professionnel du droit possédant un savoir-faire et une expérience comparables;
- l’augmentation des coûts, des délais et des inconvénients s’il faut retenir les services d’un autre professionnel du droit et le fait que ce dernier ne connaît pas le client ni les dossiers de ce dernier;
- la probabilité qu’un avocat ou notaire change de cabinet;
- les attentes raisonnables du ministère ou de l’organisme fédéral ayant besoin des services d’un mandataire pour le dossier ou le mandat de représentation en question;
- l’intérêt public;
- autres facteurs connexes.
Si le Ministère est d’avis qu’il existe un conflit réel, potentiel ou apparent par suite de la divulgation faite par le mandataire ou par suite de toute autre information transmise au juriste instructeur, le Ministère peut exiger que le mandataire prenne des mesures pour résoudre le conflit ou pour le régler d’une autre façon ou mettre fin à la nomination.
4.5 Devoir de dévouement
Le mandataire doit être dévoué au service des intérêts de la Couronne et il doit se garder de miner sa relation avec la Couronne.
Cette obligation envers la Couronne survit à la nomination en ce sens que le mandataire ne doit pas attaquer le travail juridique exécuté pendant la période où il était mandataire ni miner la position de la Couronne par rapport à des questions qui étaient au cœur de la nomination.
4.6 Obligation de franchise
Le mandataire est tenu de divulguer tous les facteurs liés à sa capacité d’assurer une représentation efficace à titre de mandataire de la Couronne. Cette obligation s’applique pendant toute la durée de la nomination.
4.7 Devoir de confidentialité
Le mandataire ne doit pas utiliser ni divulguer pour son bénéfice ou celui d’une tierce personne ou en défaveur de la Couronne les renseignements confidentiels de la Couronne qu’il a obtenus dans le cadre de sa nomination sans le consentement exprès de la Couronne.
Ni le mandataire, ni les membres du cabinet dont il fait partie, le cas échéant, ne doivent discuter de questions juridiques concernant le gouvernement du Canada en dehors du cabinet et avec des collègues à l’intérieur de celui-ci, sauf si :
- la Couronne l’autorise expressément;
- la loi ou un tribunal l’exige;
- l’ordre professionnel exige la transmission de l’information.
4.8 Renonciations à l’avance
En principe, le Ministère n’accorde pas d’autorisation, de renonciation ni d’engagement à l’avance ou de nature générale en matière de conflits d’intérêts.
4.9 Activités politiques
Le mandataire doit respecter le principe d’impartialité politique pendant qu’il représente la Couronne et l’intérêt public. En conséquence, le mandataire ne peut participer à des activités politiques qui entravent ou pourraient être perçues comme entravant sa capacité d’exercer les responsabilités de son mandat en toute objectivité sur le plan politique. L’avocat ou notaire autorisé ou les associés doivent divulguer immédiatement au juriste instructeur toute participation en tant que candidat ou agent officiel d’un candidat à une élection fédérale, provinciale ou territoriale pour permettre au Ministère d’établir une ligne de conduite pertinente.
5. Rôles et responsabilités
5.1 Principales personnes-ressources du cabinet du mandataire
Voici les responsabilités des personnes-ressources principales :
- l’associé-directeur du cabinet est chargé de la gestion de la relation d’affaires entre le cabinet et le Ministère pendant la durée du mandat visé par la nomination, y compris la désignation de personnes responsables de certains aspects de la nomination du mandataire, de l’obtention des attestations requises pour le compte du cabinet et de l’acceptation formelle de la lettre de nomination ainsi que des modifications subséquentes;
- l’avocat ou notaire principal est responsable de l’exécution du mandat, de la gestion de l’équipe juridique, notamment en ce qui concerne la délégation des tâches juridiques au niveau le plus économique et le plus qualifié des avocats ou notaires autorisés, ainsi que de l’obtention des directives et approbations nécessaires du Ministère, pendant la durée du mandat visé par la nomination;
- la personne-ressource en administration est chargée de la gestion des activités administratives et des questions de facturation et de paiement au nom du cabinet, pendant la durée du mandat visé par la nomination;
- l’agent de sécurité mandataire est responsable de la mise en Å“uvre et de la gestion du système de contrôles et de mesures de sécurité requis conformément au(x) niveau(x) de sécurité spécifié(s) dans la lettre de nomination.
Lorsqu’une obligation énoncée aux présentes est imposée au mandataire en qualité de cabinet, la personne-ressource compétente qui est désignée à l’égard de la question selon les indications du présent article est chargée d’assurer le respect de l’obligation conformément à ses responsabilités.
5.2 Juriste instructeur
Le juriste instructeur désigné dans la lettre de nomination est l’agent de liaison entre le mandataire et le Ministère. Le juriste instructeur est responsable des directives quotidiennes à donner à l’équipe du mandataire, notamment en ce qui concerne la communication d’instructions au mandataire, le suivi et l’évaluation du travail de celui-ci, le fait de s’assurer que le mandataire est informé des politiques ministérielles pertinentes et la prestation de conseils et d’assistance au besoin.
Lorsque les présentes Conditions exigent que le mandataire obtienne l’approbation du juriste instructeur, le mandataire obtient l’approbation en question par écrit avant d’agir. Exceptionnellement, lorsque le mandataire doit, en raison des circonstances, agir sans avoir obtenu l’approbation écrite du juriste instructeur, il avise celui-ci dès que possible de la situation et sollicite la ratification des mesures prises.
5.3 Avocats ou notaires autorisés et parajuristes
La lettre de nomination confirme le nom du ou des avocat(s) ou notaire(s) autorisé(s) et du ou des parajuriste(s) à fournir des services conformément au mandat visé par la nomination.
Le mandataire doit fournir des personnes dont les niveaux d’expérience correspondent à ceux qui sont mentionnés dans la lettre de nomination. S’il devenait nécessaire de modifier la liste des avocats ou notaires autorisés, le mandataire devra obtenir l’approbation appropriée du juriste instructeur avant que des services ne soient fournis. Si cette autorisation n’est pas obtenue à l’avance, le Ministère n’approuvera pas le paiement des honoraires relatifs aux services rendus.
Les personnes nommées à titre d’« avocat ou de notaire principal » et d’« associé directeur » doivent accepter les responsabilités pertinentes pendant la durée du mandat visé par la nomination. Cependant, si ces personnes ne sont plus disponibles pour poursuivre le travail, le mandataire doit en aviser le juriste instructeur. Le mandataire est tenu de trouver un ou des remplaçant(s) acceptable(s) possédant un degré de qualification et d’expérience au moins équivalent à celui de la ou des ressource(s) remplacée(s) et de solliciter l’approbation écrite du juriste instructeur avant de fournir le remplaçant en question. Le Ministère se réserve le droit d’interroger les remplaçants proposés sans frais pour le Canada.
Le mandataire doit aviser le Ministère de tout changement proposé à la « personne-ressource en administration », à l’« ASC » ou au « ASCS ».
6. Exigences en matière de sécurité
6.1 Généralités
Le mandataire est tenu de mettre en place des mesures de sécurité afin de protéger les renseignements sensibles du gouvernement, les biens et les conditions d’accès, tant sur les sites de travail du Ministère que sur ceux du mandataire. Ces mesures comprennent l’obligation d’obtenir une évaluation de sécurité juridique de Justice Canada (ESJJC) valide avant d’accéder à des renseignements ou à des biens gouvernementaux de niveau Protégé C ou classifiés. De plus, une vérification individuelle de sécurité est requise pour les dossiers impliquant un accès à des renseignements de niveau Protégé C ou classifiés et l’accès à ces renseignements sera limité à une installation du gouvernement du Canada. Les exigences de sécurité spécifiques sont précisées dans la lettre de nomination et dans le Guide sur la sécurité des mandataires du ministère de la Justice.
Ces mesures de sécurité visent à prévenir la divulgation, l’accès, la destruction, le retrait, la modification ou l’interruption non autorisés de renseignements et de biens sensibles du gouvernement fournis au mandataire ou produits par celui-ci dans le cadre d’une nomination. Le mandataire doit mettre en place les contrôles et les mesures de sécurité conformément aux exigences de sécurité énoncées dans la lettre de nomination, ainsi que toute autre mesure de sécurité établie par le Ministère, selon les particularités du dossier.
Le gouvernement ne sera pas responsable des frais ni des réclamations du mandataire découlant des mesures prises afin de respecter les exigences en matière de sécurité associées à la nomination.
6.2 Inspections, violations et compromissions
Le Ministère se réserve le droit d’inspecter, à des intervalles raisonnables, les contrôles et les mesures de sécurité, les méthodes et les installations du mandataire afin de vérifier leur conformité aux exigences en matière de sécurité. Le mandataire est tenu de collaborer avec le Ministère et de lui donner un accès complet à ses locaux ainsi qu’à toute information requise dans le cadre d’une inspection.
Si le Ministère constate que le mandataire n’est pas conforme, il l’avisera par écrit des lacunes relevées. Le Ministère peut suspendre ou révoquer l’ESJJC du mandataire, ou prendre toute autre mesure nécessaire pour gérer les risques de sécurité, jusqu’à ce que les lacunes soient corrigées à la satisfaction du Ministère.
7. Rapports
7.1 Exigences précises en matière de rapports
Le mandataire doit se conformer aux exigences en matière de rapports et de consultation que le juriste instructeur établit relativement aux dossiers. Ces exigences peuvent être décrites dans la lettre de nomination ou dans les directives que donne le juriste instructeur pendant la durée de la nomination.
À tout le moins, le mandataire doit :
- remettre au juriste instructeur des rapports d’étape réguliers sur l’avancement d’un dossier;
- informer en temps utile le juriste instructeur de tout élément important pouvant modifier le risque auquel la Couronne est exposée;
- tenir le juriste instructeur au courant des changements proposés au plan et au budget du dossier;
- soumettre à l’approbation du juriste instructeur toutes les propositions de règlement ou demandes d’autorisation relatives à un règlement;
et plus particulièrement dans le cadre d’un litige,
- obtenir le consentement du juriste instructeur avant d’accepter la date d’un procès;
- une fois la date d’un procès fixée, le mandataire et le juriste instructeur élaborent ensemble un plan du dossier;
- avertir sans délai le juriste instructeur de tout jugement ou décision défavorable, de sorte qu’une décision soit prise en ce qui a trait à un appel et aux directives concernant les mesures appropriées à prendre.
7.2 Communications avec le Ministère
Toutes les communications adressées au Ministère doivent porter le numéro de dossier de Justice ainsi que les numéros de cause et de facturation mentionnés dans la lettre de nomination.
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