Guide sur la sécurité des mandataires du ministère de la Justice

6. Filtrage de sécurité

Lorsqu’ils accèdent à des renseignements et à des biens Protégé A et B, le Ministère reconnaît que les mandataires sont liés par les règles de confidentialité et qu’ils doivent respecter les exigences professionnelles strictes établies par les barreaux; à ce titre, le mandataire ne doit pas se soumettre à un filtrage au niveau fiabilité. Cela dit, selon la nature du dossier et à la demande de l’avocat superviseur du Ministère, le mandataire pourrait devoir se soumettre à un filtrage au niveau de fiabilité.

Lorsqu’ils doivent avoir accès à des renseignements et à des biens Protégé C ou classifiés (secrets ou très secrets), les mandataires doivent se soumettre à un filtrage de sécurité au niveau approprié avant d’accéder à des renseignements, à des biens ou à des lieux de travail sécurisés Protégé C ou classifiés (secrets ou très secrets).

6.1. Processus d’obtention d’un filtrage de sécurité

En même temps que l’ESJJC, le Bureau de filtrage de la sécurité du personnel lancera un processus de filtrage de sécurité visant tous les membres de l’équipe du mandataire qui accéderont à des renseignements et à des biens Protégé C ou classifiés (secret ou très secrets).

Deux (2) formulaires doivent être remplis et envoyés, accompagnés de deux pièces d’identité, pour initier le filtrage de sécurité :

  1. Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT 330-23);
  2. Formulaire d’autorisation de sécurité (SCT 330-60).

Selon le type de filtrage de sécurité, le Bureau de la sécurité ministérielle avisera le mandataire et lui donnera des directives quant aux exigences à respecter.

6.2. Validation de filtrage de sécurité existant

Lorsqu’une personne détient une autorisation de sécurité valide accordée par un autre ministère ou organisme du gouvernement du Canada, le Bureau de la sécurité ministérielle peut être en mesure de valider ce filtrage. Pour lancer le processus de validation de filtrage de sécurité existant, le Ministère a besoin de ce qui suit :

Le Bureau de la sécurité ministérielle indiquera par écrit si l’enquête a été validée ou si la personne doit soumettre des formulaires à nouveau afin d’obtenir un filtrage de sécurité.

6.3. Avis et séances d’information sur la sécurité

Une fois la cote de sécurité attribuée, le Bureau de la sécurité ministérielle émet un Certificat d’enquête de sécurité et profil de sécurité (SCT 330-47) pour attester l’enquête de sécurité individuelle. Chaque personne doit passer en revue la section d’information qui décrit ses responsabilités en matière de sécurité, puis signer le formulaire pour confirmer qu’elle a bien compris et qu’elle accepte de se conformer aux exigences en matière de sécurité. Le formulaire doit ensuite être envoyé au Bureau de filtrage de la sécurité du personnel.

Le Certificat d’enquête de sécurité et profil de sécurité (SCT 330-47) indiquera les dates de validité de l’enquête de sécurité individuelle. En général, cette période de validité varie de cinq (5) à dix (10) ans.

6.4. Déclaration de changement de situation personnelle

Chaque personne doit déclarer tout changement de situation personnelle qui pourrait avoir une incidence sur son filtrage de sécurité au Bureau de la sécurité du personnel. Voici quelques exemples de changement de situation :

L’ASM est chargé de veiller à ce que tout changement pertinent de la situation personnelle d’une personne soit déclaré sans délai au Ministère.

6.5. Renouvellement du filtrage de sécurité

Le Certificat d’enquête de sécurité et profil de sécurité (SCT 330-47) indiquera les dates de validité de l’enquête de sécurité individuelle. En général, cette période de validité varie de cinq (5) à dix (10) ans.

Pour demander un renouvellement, la personne doit soumettre le Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT 330-23) et le Formulaire d’autorisation de sécurité (SCT 330-60) avant la date de renouvellement.

6.6. Conservation de dossiers

L’ASM doit veiller à ce que les dossiers de filtrage de sécurité soient protégés adéquatement et tenir à jour une liste complète des employés possédant une cote de sécurité. Cette liste doit pouvoir être fournie sur demande au Ministère. L’ASM doit également conserver une copie de tous les documents et un registre de toutes les communications portant sur les séances d’information en matière de sécurité, et ce à des fins d’examen par le Ministère, au besoin.