Guide sur la sécurité des mandataires du ministère de la Justice

7. Exigences en matière de sécurité matérielle

La sécurité matérielle concerne l’emplacement et la conception des installations du mandataire, ainsi que les mesures adoptées pour prévenir, détecter et contrer les accès non autorisés. Le mandataire doit mettre en place des mesures de particulières pour maintenir un contrôle et une protection efficaces. On compte parmi ces mesures des zones de sécurité à restriction progressive, des systèmes et des procédures de contrôle de l’accès, des armoires sécurisées, de l’équipement de destruction approuvé, et des procédures de manipulation et de protection, lesquelles sont décrites ci-dessous.

7.1. Zones de sécurité

Les mandataires doivent contrôler l’accès aux renseignements et aux biens du gouvernement du Canada de la même façon que cet accès serait contrôlé dans la zone de travail^{Note de bas de page 1} d’un organisme du gouvernement du Canada et conformément aux exigences du barreau (ou de l’organisme de réglementation de la profession) applicable. Le mandataire est tenu d’établir une zone de travail sur son lieu de travail et de limiter son accès aux personnes possédant l’autorisation ou la cote de sécurité appropriée et le besoin de connaître^{Note de bas de page 2}.

7.2. Systèmes de contrôle de l’accès

Le mandataire doit maintenir un système de contrôle de l’accès pour documenter l’accès de visiteurs à la zone de travail durant les heures normales de travail et veiller à ce que ces visiteurs soient correctement accompagnés lorsqu’ils circulent dans la zone de travail. Le mandataire doit également veiller à ce que les personnes qui ont accès à la zone de travail en dehors des heures normales de travail (p. ex. les préposés à l’entretien de nuit) soient correctement accompagnées et à ce qu’un registre de tous les accès en dehors des heures normales de travail soit maintenu.

7.3. Procédures de verrouillage

Le mandataire doit maintenir un contrôle systématique de toutes les serrures, les clés, les combinaisons et les cartes d’accès qui sont utilisées dans ses locaux pour veiller à la protection des renseignements et des biens du gouvernement du Canada. Le mandataire doit veiller à ce que toutes les portes du périmètre, y compris les portes menant aux zones de travail, soient verrouillées à la fin de la journée.

7.4. Armoires

Tous les renseignements et biens du gouvernement du Canada doivent être enfermés dans une armoire verrouillée lorsqu’ils ne sont pas utilisés et après les heures normales de travail. Toutes les armoires utilisées pour entreposer les renseignements et les biens du gouvernement du Canada doivent avoir un mécanisme intégré de serrure à combinaison et être situées dans la zone de travail.

7.5. Destruction de renseignements et de biens

Les mandataires doivent consulter les modalités pour obtenir de plus amples détails concernant le retour de renseignements ou la destruction de dossiers. De façon générale, les renseignements et les biens du gouvernement du Canada ne peuvent être détruits que sur autorisation ou instruction écrite du Ministère, et doivent être détruits de façon que leur contenu soit irrécupérable. Cette directive s’applique notamment aux supports amovibles (p. ex. clés USB et CD) qui contiennent des renseignements du gouvernement du Canada.

Tout l’équipement de destruction doit être situé dans la zone de travail du cabinet; autrement, la destruction doit être effectuée par une entreprise de déchiquetage de documents autorisée ou approuvée par le Ministère.

7.6. Protection de renseignements et de biens

Conformément aux exigences du barreau (ou de l’organisme de réglementation de la profession), le Ministère s’attend à ce que les mandataires établissent et mettent en œuvre des procédures et des méthodes pour veiller à la manipulation et à la protection appropriées de tous les renseignements et les biens du gouvernement du Canada utilisés dans le cadre de leur nomination.

7.7. Détermination de la sécurité des documents

Les classifications de sécurité des documents seront indiquées dans le coin supérieur droit des documents partagés avec les mandataires. Lorsqu’il crée de nouveaux documents, le mandataire doit veiller à ce que cette information soit inscrite dans le coin supérieur droit du document.

7.8. Transport et transmission

Le mandataire doit veiller à ce que tous les renseignements et les biens du gouvernement du Canada soient sécurisés lorsqu’ils sont transportés ou transmis à l’intérieur ou à l’extérieur d’une zone de travail. Les mesures de protection minimales du gouvernement du Canada en matière de transport et de transmission de renseignements ou de biens sont énoncées à l’annexe B.

8. Exigences en matière de sécurité des technologies de l’information

Le Ministère peut réaliser une évaluation ou une inspection du système de TI que le mandataire utilisera pour traiter, transmettre et entreposer des renseignements gouvernementaux. Il peut procéder de la sorte afin de veiller à ce que les mesures de protection appropriées aient été mises en place conformément aux exigences du barreau (ou de l’organisme de réglementation de la profession). Consultez l’annexe C pour obtenir de plus amples détails.

9. Atteinte et compromission liée à la sécurité

Le Ministère se réserve le droit d’inspecter, à des intervalles raisonnables, les contrôles de sécurité et les mesures de protection du mandataire ainsi que ses méthodes et ses installations afin de vérifier qu’ils sont conformes aux exigences de sécurité. Le mandataire doit collaborer avec le Ministère et lui donner pleinement accès à ses locaux et à tous renseignements nécessaires dans le cadre d’une inspection.

Si le Ministère détermine que le mandataire est en situation de non-conformité, il l’avisera par écrit de ses lacunes. Le Ministère peut suspendre ou révoquer l’ESJJC du mandataire ou prendre d’autres mesures pour gérer tout risque pour la sécurité jusqu’à ce que les lacunes soient corrigées à sa satisfaction.

Le représentant du dirigeant principal de la sécurité du ministère de la Justice est :

Le Bureau de la sécurité du personnel de Justice Canada
Courriel : Personnel.SecurityOffice@justice.gc.ca

Lorsque les questions de sécurité se rapportent à des activités criminelles ou à la sécurité nationale, les parties conviennent de les signaler à la police conformément à la Directive sur la gestion de la sécurité : Annexe I : Norme sur le signalement des incidents de sécurité.

10. Personnes-ressources

L’ASM, l’ASMR et l’associé-directeur doivent informer le Ministère de toute question liée à la sécurité en communiquant avec :

Le Bureau de la sécurité du personnel

Division de la sûreté, de la sécurité et de la gestion des urgences
Ministère de la Justice
284, rue Wellington,
Ottawa (Ontario) K1A 0H8
Courriel : Personnel.SecurityOffice@justice.gc.ca

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Une zone de travail permet de protéger les renseignements et les biens en veillant à la mise en œuvre de mesures de protection de la sécurité matérielle progressivement plus rigoureuses, à un accès limité et à une surveillance. Habituellement, les zones de sécurité vont de la zone d’accès public (zone où le public peut aller et venir) à la zone d’accueil (aire de transition de la zone d’accès public à la zone d’accès restreint), puis à la zone de travail (zone où les renseignements et les biens protégés sont utilisés et entreposés). Les points d’accès à la zone de travail doivent être contrôlés (p. ex. accès par carte ou par clé) et leur accès est limité en tout temps aux personnes ayant le besoin de connaître.

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Note de bas de page 2

On entend par « besoin de connaître » la restriction de l’accès aux renseignements et aux données aux personnes qui ont un besoin légitime de connaître les renseignements dans le cadre de leur poste et qui possèdent la cote de sécurité appropriée.

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Date de modification :: 2026-02-19

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