Annexe A : Sommaires d’une page et schémas de processus
Centre du droit du travail et de l’emploi
Portefeuille des organismes centraux
Aperçu du centre
Le Centre du droit du travail et de l’emploi (CDTE) a été créé en tant que centre d’expertise (ci-après le centre) au sein du ministère de la Justice en 2014 et il s’est considérablement agrandi en 2017.
Le CDTE a le mandat exclusif de fournir directement aux ministères et organismes clients des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques, liés au droit du travail et de l’emploi sur des questions découlant des fonctions directes ou déléguées de leur administrateur général en tant qu’employeur (sous réserve de certaines exceptions). Le rôle du CDTE consiste à fournir des conseils juridiques avant le renvoi d’une plainte ou d’un grief en vue d’une audience ou avant le dépôt d’une demande et à offrir un soutien aux litiges, au besoin. Le CDTE participe également à diverses activités de gestion des connaissances.
Les ministères et organismes clients, le Secteur national du contentieux (SNC)/les Services juridiques (SJ) du Secrétariat du Conseil du Trésor et d’autres secteurs du ministère de la Justice peuvent faire appel au CDTE pour obtenir des services (voir le tableau 1).
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Constatations
Réussites :
- Structure du centre. Le modèle de dotation et la structure d’équipe du CDTE permettent une répartition plus efficace du travail entre les conseillers juridiques et l’établissement et l’échange d’expertise entre ces derniers. L’examen des produits juridiques par les chefs d’équipe, les avocats-conseils et la direction assure une plus grande uniformité et une meilleure qualité des conseils juridiques. Chaque conseiller juridique du CDTE est affecté à des ministères ou organismes clients spécifiques, ce qui lui permet de mieux comprendre le contexte opérationnel du ministère ou de l’organisme client et d’établir de solides relations de travail.
- Collaboration. Le CDTE collabore avec ses intervenants en établissant de façon proactive de solides relations de travail au moyen de diverses activités de sensibilisation. Le fait d’affecter les conseillers juridiques du CDTE aux portefeuilles de ministères et d’organismes clients permet la création d’un réseau de conseillers juridiques à l’échelle du gouvernement fédéral qui appuie la communication de l’information et la continuité du service.
- Gestion des connaissances. Le CDTE assure un suivi régulier des questions d’intérêt et des tendances, échange de façon proactive divers produits de connaissance, et offre de la formation à ses intervenants. Les produits de connaissance aident à assurer l’uniformité de l’approche à l’échelle du gouvernement fédéral et peuvent être utilisés pour anticiper ou atténuer les risques.
Possibilités d’amélioration :
- Clarification du mandat. D’autres travaux doivent être réalisés pour clarifier le mandat du CDTE, particulièrement en ce qui a trait au type de services offerts par le centre et à leur ampleur. Il serait avantageux d’accroître l’échange d’information et de fournir des exemples de demandes appropriées.
- Protocoles et processus. Le respect du protocole par certains ministères clients et SJ pourrait être amélioré. Il pourrait être nécessaire de clarifier davantage le rôle des SJ, du CDTE et du SNC dans les dossiers de litige.
- Modèle de financement. Les problèmes liés au modèle de financement par recouvrement des coûts du CDTE sont associés aux produits de gestion des connaissances qui sont transmis à différents ministères et organismes clients. Il peut aussi y avoir de la confusion au sujet du modèle étant donné que la plupart des centres reposent sur un financement par services votés. Ces problèmes se reflètent dans une tendance axée sur les pertes d’exploitation, qui remet en question la viabilité du CDTE financé par le recouvrement des coûts.
- Partenariats stratégiques. Il est possible d’améliorer les partenariats stratégiques grâce à une communication continue avec les SJ afin de favoriser une plus grande participation et une meilleure sensibilisation au travail en cours, en particulier sur les grands dossiers ou les dossiers complexes.
Version texte
Ce schéma de processus illustre une série de processus de travail qui est suivie lorsque le Centre du droit du travail et de l’emploi (CDTE) reçoit une demande de conseils juridiques, y compris de conseils juridiques stratégiques et de soutien aux litiges. De façon générale, les étapes suivantes décrivent ces processus de travail, de l’étape préalable à la réception de la demande jusqu’à la production et la communication des conseils juridiques.
Étapes préalables à la réception
Étape 1 : Il existe un besoin pour des conseils juridiques dans le domaine du droit du travail et de l’emploi.
Étape 2 : Les demandeurs comprennent :
- Ministère client – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques et un soutien aux litiges;
- Secteur national du contentieux/Unité des services juridiques du Secrétariat du Conseil du Trésor – pour des conseils juridiques et un soutien aux litiges en général;
- Autres secteurs du ministère de la Justice – pour des conseils juridiques en général.
Étape 3 : Les demandeurs déterminent s’ils doivent présenter une demande au CDTE, qui a le mandat exclusif à cet égard, à quelques exceptions près.
Étape 4a : Si la demande relève du mandat exclusif du CDTE, la demande est généralement faite par téléphone ou par courriel. Elle passe ensuite à l’étape 5.
Étape 4b : S’il s’agit d’une exception ou qu’il ne s’agit pas d’une question liée au travail et à l’emploi, la demande est traitée à l’extérieur du CDTE et le processus de travail prend fin.
Réception
Étape 5 : Un conseiller juridique ou un membre de la direction du CDTE reçoit la demande.
Étape 6 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction du CDTE examine la demande pour déterminer si elle relève du mandat du Centre.
Étape 7 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction du CDTE détermine si le Centre s’occupera de la demande. Si tel n’est pas le cas (exception ou question non liée au travail et à l’emploi), la demande est traitée à l’extérieur du CDTE et le processus de travail prend fin. Si tel est le cas, la demande passe à l’étape 8.
Assignation
Étape 8 : Si le conseiller juridique ou le membre de la direction du CDTE détermine que la demande relève du mandat exclusif du Centre, la demande est assignée et les tâches sont réparties selon la désignation des conseillers juridiques, les priorités, l’expertise, la charge de travail, la complexité, le caractère urgent et le perfectionnement professionnel.
Étape 9 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction du CDTE détermine à qui la demande sera acheminée.
Processus de travail
Étape 10 : Le processus de travail pour traiter la demande peut comprendre la rédaction de conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques ou un soutien aux litiges. Le CDTE travaille directement avec le ministère client pour traiter les demandes de conseils juridiques.
Étape 11 : Le traitement d’une demande peut comprendre la recherche de faits, des recherches juridiques, des consultations au sein du CDTE et avec les autres secteurs du ministère de la Justice, des consultations avec le SCT ou son Unité des services juridiques, la rédaction de conseils juridiques et l’évaluation du risque juridique.
Demande remplie
Étape 12a : Les conseils juridiques provisoires sont finalisés et prêts à être transmis, sous forme d’un avis juridique, par courriel, par téléphone ou pendant une réunion.
- Si le processus d’assurance de la qualité n’est pas nécessaire, la demande saute les étapes 12b et 13 et passe à l’étape 14.
Étape 12b (Assurance de la qualité) : Si le processus d’assurance de la qualité du CDTE est requis, il peut comprendre un examen par un avocat-conseil ou un membre de la direction du CDTE, ou un conseiller juridique ayant une expertise en la matière.
- Si du travail supplémentaire s’avère nécessaire, la demande revient à l’étape 10.
Étape 13 : Si le processus d’assurance de la qualité est terminé, le membre de la direction du CDTE détermine s’il convient ou non d’approuver la demande.
Étape 14 : Conseils juridiques finaux.
Étape 15 : Les destinataires comprennent :
- Ministère client – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques et le soutien aux litiges. Les Services juridiques sont tenus informés des dossiers clés;
- Secteur national du contentieux/Unité des services juridiques du SCT – pour des conseils juridiques et du soutien aux litiges en général. Le ministère client est mis en copie conforme. Les SJ sont tenus informés des dossiers clés;
- Autres secteurs du ministère de la Justice – pour des conseils juridiques en général.
Examen
Étape 16 : L’examen et les questions de suivi peuvent comprendre une évaluation verbale du rendement.
- Si du travail supplémentaire s’avère nécessaire, la demande revient à l’étape 10.
Facturation
Étape 17 : La facturation est approuvée mensuellement et suivie dans iCASE/LEX.
Gestion du savoir
Étape 18 : Les conseils juridiques finaux produits à l’étape 14 servent de base à la gestion du savoir par l’intermédiaire de différentes plateformes, dont LEX, Justipédia, Sharepoint, la formation et les présentations destinées aux clients, ainsi que la communication de conseils clés à l’équipe du CDTE.
Activités permanentes : Une fois qu’il a répondu à la demande, le CDTE fait un suivi de sa charge de travail au moyen de réunions d’équipe et de gestion de la pratique hebdomadaires, de réunions avec les ministères clients et les SJ et de l’outil de suivi interne. Le CDTE assure un suivi des demandes en préparant des notes ou des avis sur les questions d’intérêts et les tendances, lesquels seront distribués dans l’ensemble des ministères et organismes; des copies seront envoyées aux portefeuilles du ministère de la Justice à l’intention des chefs des SJ.
Section du droit commercial
Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire
Aperçu du centre
La Section du droit commercial (SDC) a été créée en tant que centre d’expertise (ci après le centre) au sein du ministère de la Justice au cours de l’exercice 2011-2012. Elle a été mise sur pied pour améliorer la capacité du Ministère de traiter des questions complexes de droit commercial et pour renforcer et coordonner les services offerts aux ministères et organismes clients.
Le mandat de la SDC consiste à fournir à l’échelle pangouvernementale des conseils juridiques spécialisés dans les domaines d’expertise suivants : droit des sociétés et droit commercial, propriété intellectuelle, technologie de l’information et biens réels fédéraux, notamment les immeubles fédéraux. Le centre participe également à des activités de gestion des connaissances et de sensibilisation (p. ex. élaboration de documents d’orientation ou d’outils de pratique, et organisation d’activités de formation), collabore de façon informelle avec d’autres secteurs du ministère de la Justice, et aide les conseillers juridiques en ce qui a trait à des questions horizontales. Les Services juridiques, le Secteur national du contentieux et d’autres secteurs du ministère de la Justice peuvent faire appel à la SDC pour obtenir des services en cas de besoin (voir le tableau 1).
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Constatations
Réussites :
- Protocoles et processus. La nature informelle et discrétionnaire de la SDC s’est révélée être un aspect efficace du modèle de prestation de services du centre. Ces protocoles et processus offrent aux intervenants la souplesse nécessaire pour communiquer avec le centre, au besoin.
- Gestion des connaissances – qualité. La qualité des produits de connaissance (p. ex. guides et modèles) que la SDC partage et de la formation qu’elle offre sont jugés utiles. L’information fournie répond aux besoins des intervenants en sensibilisant davantage ces derniers aux changements récents apportés dans les divers domaines de pratique du centre.
- Collaboration. La SDC collabore efficacement avec un réseau de collègues du ministère de la Justice et collabore régulièrement avec ses intervenants en assistant à des réunions et en communiquant de l’information de façon proactive. Par conséquent, la SDC a pu établir une communauté de pratique et intégrer une perspective panministérielle aux nouvelles questions.
Possibilités d’amélioration :
- Clarification du mandat. Le mandat de la SDC manque de clarté. Il serait avantageux, dans la mesure du possible, d’améliorer la communication au sujet du type de services offerts par la SDC et de leur ampleur, et d’accroître la sensibilisation sous forme de présentations et de séances d’information, compte tenu de ses ressources limitées.
- Structure du centre. La capacité de la SDC est limitée, ce qui pose des problèmes en ce qui concerne l’attribution de la charge de travail, les questions abordées et l’avancement professionnel.
- Gestion des connaissances – questions abordées. Bien que les produits de connaissance élaborés par le centre soient très appréciés, il est possible de fournir des conseils supplémentaires sur les questions et les positions pangouvernementales dans divers domaines de pratique de la SDC, et d’assurer la mise à jour périodique des modèles et des outils. La capacité de fournir des produits de connaissance stratégiques supplémentaires et des activités de sensibilisation peut être limitée par les niveaux de ressources actuels de la SDC.
*Mise à jour sur le Centre du droit des affaires et de la technologie (CDAT) :
- Au cours de la période d’évaluation, la SDC était en voie de devenir le CDAT. Même si les répercussions de ces changements dépassaient la portée de l’évaluation en raison du calendrier, la transition vers le CDAT devrait entraîner des changements liés à l’élargissement du mandat et une amélioration des processus.
Version texte
Ce schéma de processus illustre une série de processus de travail qui est suivie lorsque la Section du droit commercial (SDC) reçoit une demande de conseils juridiques, y compris de soutien aux litiges. De façon générale, les étapes suivantes décrivent ces processus de travail, de l’étape préalable à la réception de la demande jusqu’à la production et la communication des conseils juridiques.
Étapes préalables à la réception
Étape 1 : Il existe un besoin pour des conseils juridiques dans les domaines des biens réels fédéraux et des immeubles fédéraux, du droit des sociétés/droit commercial, de la propriété intellectuelle et de la technologie de l’information.
Étape 2 : Les demandeurs comprennent : (*peuvent comprendre d’autres partenaires du ministère de la Justice)
- Services juridiques – pour des conseils juridiques en général;
- Secteur national du contentieux – pour des conseils juridiques liés au soutien aux litiges;
- Autres secteurs du ministère de la Justice – pour des conseils juridiques en général.
Étape 3 : Les demandeurs déterminent s’ils doivent présenter une demande à la SDC; des discussions initiales peuvent être tenues.
Étape 4a : Si tel est le cas, ils transmettent une demande à la SDC, le plus souvent par téléphone ou par courriel. La demande passe ensuite à l’étape 5.
Étape 4b : Si tel n’est pas le cas, la demande est traitée à l’extérieur de la SDC et le processus de travail prend fin.
Réception
Étape 5 : Un conseiller juridique ou un membre de la direction de la SDC reçoit la demande.
Étape 6 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction de la SDC examine la demande pour déterminer si elle relève du mandat de la Section.
Étape 7 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction de la SDC décide si la Section s’occupera de la demande. Si tel n’est pas le cas, la demande est traitée à l’extérieur de la SDC et le processus de travail prend fin. Si tel est le cas, la demande passe à l’étape 8.
Assignation
Étape 8 : Le membre de la direction de la SDC effectue l’attribution des demandes et la répartition des tâches.
Étape 9 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction de la SDC détermine à qui la demande sera acheminée.
Processus de travail
Étape 10 : Le processus de travail pour traiter la demande peut comprendre la rédaction de conseils juridiques en général, y compris le soutien aux litiges.
Étape 11a : Le traitement d’une demande peut comprendre la recherche de faits, des recherches juridiques, des consultations, la rédaction de conseils juridiques, y compris des actes juridiques, ainsi qu’une évaluation du risque juridique.
Étape 11b : Une demande peut nécessiter du leadership ou de la coordination auprès du réseau des partenaires du ministère de la Justice pour cerner les tendances et élaborer des positions sur des questions complexes.
Demande remplie
Étape 12a : Les conseils juridiques provisoires sont finalisés et prêts à être transmis, sous la forme d’un acte juridique ou d’un avis juridique.
- Si le processus d’assurance de la qualité n’est pas nécessaire, la demande saute les étapes 12b et 13 et passe directement à l’étape 14.
Étape 12b (Assurance de la qualité) : Si le processus d’assurance de la qualité de la SDC est requis, il peut comprendre un examen effectué par un avocat-conseil ou un membre de la direction de la SDC.
- Si du travail supplémentaire s’avère nécessaire, la demande revient à l’étape 10.
Étape 13 : Si le processus d’assurance de la qualité est terminé, un membre de la direction de la SDC décide s’il convient ou non d’approuver la demande.
Étape 14 : Conseils juridiques finaux.
Étape 15 : Les destinataires comprennent : (*D’autres partenaires du ministère de la Justice sont mis en copie conforme s’il s’agit d’une question horizontale.)
- Services juridiques – pour des conseils juridiques en général;
- Secteur national du contentieux – pour des conseils juridiques et du soutien aux litiges;
- Autres secteurs du ministère de la Justice – pour des conseils juridiques en général.
Gestion du savoir
Étape 16 : Gestion du savoir par l’intermédiaire de différentes plateformes, comme Justipédia, les directives sur la pratique, des documents d’une page, des guides, des séances de formation et des groupes d’étude
Suivi de l’information (ceci est une activité permanente)
La SDC organise des réunions d’équipe et assure le suivi interne des principaux dossiers.
Centre de droit autochtone
Portefeuille des affaires autochtones
Aperçu du centre
Le Centre de droit autochtone (CDA) a été créé en tant que centre d’expertise (ci après le centre) au sein du ministère de la Justice au cours de l’exercice 2012 2013.
Le mandat du CDA consiste à fournir à l’échelle pangouvernementale des conseils juridiques spécialisés liés à l’interprétation et à l’application de l’article 35 de la Loi constitutionnelle de 1982 et du paragraphe 91(24) de la Loi constitutionnelle de 1867. Le CDA tient également compte de l’interaction entre le droit autochtone et le droit international et travaille sur les dossiers de politiques juridiques autochtones. Le mandat du CDA a récemment été élargi pour inclure la négociation d’ententes sur l’administration de la justice dans le cadre des ententes d’autonomie gouvernementale conclues avec des groupes autochtones.
Les ministères et organismes clients, les Services juridiques, le Secteur national du contentieux et d’autres secteurs du ministère de la Justice peuvent faire appel au CDA pour obtenir des services en cas de besoin (voir le tableau 1).
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Le centre est organisé en deux équipes, l’une étant chargée de fournir des conseils juridiques et l’autre étant responsable de l’élaboration des politiques. La communication avec le CDA est discrétionnaire lorsqu’un besoin est déterminé.
Constatations
Réussites :
- Protocoles et processus – nature discrétionnaire de la collaboration. La nature informelle et discrétionnaire du CDA s’est révélée être un aspect efficace de son modèle de prestation de services. Ces protocoles et processus offrent aux intervenants la souplesse nécessaire pour communiquer avec le centre, au besoin.
- Gestion des connaissances. La qualité des produits de connaissance que le CDA partage et la formation qu’il offre sont jugés utiles pour les conseillers juridiques et les ministères et organismes clients. L’information fournie répond aux besoins des intervenants en sensibilisant davantage ces derniers aux récentes tendances juridiques et perspectives pangouvernementales en matière de droit autochtone et permet une planification plus proactive.
- Collaboration. Lorsque des mécanismes de collaboration avec les intervenants sont mis en place, ils sont utiles et appréciés et appuient la prestation de services juridiques de grande qualité.
Possibilités d’amélioration :
- Connaissance du mandat. Une meilleure sensibilisation et une plus grande clarté sont requises, particulièrement en ce qui concerne le soutien aux litiges et le travail stratégique. Le CDA pourrait envisager d’élaborer une ligne directrice qui décrirait le type de services offerts par le centre et leur ampleur, et diffuser cette information de façon plus générale.
- Protocoles et processus – clarification. Bien qu’on ait constaté que les processus de travail informels fonctionnaient généralement bien, il existe des occasions de clarifier le processus de réception des demandes, ainsi que les rôles et responsabilités du CDA, particulièrement en ce qui a trait au soutien aux litiges.
- Structure du centre. Il peut être difficile de maintenir un niveau élevé d’expertise au centre si les nouvelles recrues n’ont pas les connaissances nécessaires. Le mentorat des conseillers juridiques débutants est considéré comme un mécanisme clé pour maintenir l’expertise au sein du centre, mais celle-ci peut être difficile à maintenir compte tenu des ressources limitées. Une collaboration accrue entre les deux équipes permettrait de mieux faire connaître les questions d’intérêt qui les touchent.
- Partenariats stratégiques. Le CDA a l’occasion d’accroître ses partenariats stratégiques en communiquant de l’information pertinente de façon plus proactive et générale à ses partenaires, et en élaborant des positions claires sur les questions d’intérêt qui touchent de nombreux ministères et organismes clients.
Version texte
Ce schéma de processus illustre une série de processus de travail qui est suivie lorsque le Centre de droit autochtone (CDA) reçoit une demande de conseils juridiques, y compris de conseils juridiques stratégiques et un soutien aux litiges. De façon générale, les étapes suivantes décrivent ces processus de travail, de l’étape préalable à la réception de la demande jusqu’à la production et la communication des conseils juridiques.
Étapes préalables à la réception
Étape 1 : Il existe un besoin pour des conseils juridiques dans le domaine du droit autochtone.
Étape 2 : Les demandeurs comprennent :
- Ministère client – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques;
- Unité des services juridiques – pour des conseils juridiques en général;
- Secteur national du contentieux – pour des conseils juridiques liés au soutien aux litiges;
- Autres secteurs du ministère de la Justice – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques.
Étape 3 : Les demandeurs déterminent s’ils doivent présenter une demande au CDA; des discussions initiales peuvent être tenues.
Étape 4a : Si tel est le cas, ils transmettent une demande au CDA au moyen d’une demande écrite officielle ou, de façon plus informelle, par téléphone ou courriel. La demande passe ensuite à l’étape 5.
Étape 4b : Si tel n’est pas le cas, la demande est traitée à l’extérieur du CDA et le processus de travail prend fin.
Réception
Étape 5 : Un conseiller juridique ou un membre de la direction du CDA reçoit la demande.
Étape 6 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction du CDA examine la demande pour déterminer si elle relève du mandat du Centre.
Étape 7 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction du CDA détermine si le Centre s’occupera de la demande. Si tel n'est pas le cas, la demande est traitée à l’extérieur du CDA et le processus de travail prend fin. Si tel est le cas, la demande passe à l’étape 8.
Assignation
Étape 8 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction du CDA effectue l’attribution des demandes et la répartition des tâches.
Étape 9 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction du CDA détermine à qui la demande sera acheminée.
Processus de travail
Étape 10 : Le processus de travail pour traiter la demande peut comprendre la rédaction de conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques ou un soutien aux litiges.
Étape 11 : Le traitement d’une demande peut comprendre la recherche de faits, des recherches juridiques, des consultations, la rédaction de conseils juridiques, l’examen des conseils juridiques ou du travail effectué par d’autres avocats du ministère de la Justice, ainsi que l’évaluation du risque juridique.
Demande remplie
Étape 12a : Les conseils juridiques provisoires sont finalisés et prêts à être transmis, sous forme d’un avis juridique, par courriel ou par téléphone.
- Si le processus d’assurance de la qualité n’est pas nécessaire, la demande saute les étapes 12b ou 12c et 13 et passe à l’étape 14.
Étape 12b (Assurance de la qualité) : Si le processus d’assurance de la qualité du CDA est requis, il peut comprendre un examen effectué par un avocat-conseil ou par un membre de la direction du CDA ou par le SMA du PAA.
- Si du travail supplémentaire s’avère nécessaire, la demande revient à l’étape 10. Le cas échéant, la demande passe à l’étape 12c.
Étape 12c (Assurance de la qualité) : Le processus d’assurance de la qualité du ministère de la Justice est examiné par les Services juridiques, d’autres centres ou un bureau régional.
Étape 13 : Si le processus d’assurance de la qualité est terminé, un membre de la direction du CDA ou le SMA du PPA décide s’il convient ou non d’approuver la demande.
Étape 14 : Conseils juridiques finaux.
Étape 15 : Les destinataires comprennent :
- Ministère client – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques;
- Unité des services juridiques – pour des conseils juridiques en général;
- Secteur national du contentieux – pour des conseils juridiques liés au soutien aux litiges;
- Autres secteurs du ministère de la Justice – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques.
Gestion du savoir
Étape 16 : Gestion du savoir par l’intermédiaire de différentes plateformes, comme Justipédia, des bulletins et des groupes d’étude.
Suivi de l’information (ceci est une activité permanente)
Le CDA organise des réunions debout quotidiennes, des réunions d'équipe, des réunions bihebdomadaires de l'ensemble de l'équipe du CDA, et des appels bihebdomadaires avec les SJ de RCAANC.
Centre du droit à l’information et à la protection des renseignements personnels
Secteur du droit public et des services législatifs
Aperçu du centre
Le Centre du droit à l’information et à la protection des renseignements personnels (CDIPRP) a été créé en tant que centre d’expertise (ci-après le centre) le 1er avril 2014 (il s’agissait anciennement de la Section du droit de l'information et du respect de la vie privée).
Le mandat du CDIPRP consiste à veiller à ce que les positions du ministère de la Justice sur l’interprétation de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) soient coordonnées, uniformes et conformes à l’esprit et à la lettre de ces deux lois. Le centre est également chargé d’appuyer le ministre dans l’exercice de ses responsabilités prévues dans la LAI et dans la LPRP, y compris les réformes législatives et réglementaires. Le CDIPRP doit fournir des conseils juridiques stratégiques, participer à la réforme des politiques sur des questions complexes liées au droit à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP), et jouer un rôle important dans le soutien aux litiges. L’un des rôles centraux du CDIPRP est de collaborer avec les conseillers juridiques désignés chargés des questions liées à l’AIPRP pour répondre aux demandes juridiques dans ce domaine.
Les Services juridiques, le Secteur national du contentieux et d’autres secteurs du ministère de la Justice peuvent faire appel au CDIPRP pour obtenir des services en cas de besoin (voir le tableau 1).
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Constatations
Réussites :
- Structure du centre – affectation du travail. Chaque conseiller juridique du CDIPRP est affecté à un portefeuille de ministères ou d’organismes clients spécifiques, ce qui lui permet de mieux comprendre le contexte opérationnel du ministère ou de l’organisme client, de connaître les conseils juridiques fournis antérieurement, et d’établir de solides relations de travail avec les conseillers juridiques désignés chargés des questions liées à l’AIPRP.
- Collaboration. Le CDIPRP collabore efficacement avec ses intervenants en favorisant des relations positives et professionnelles. Le fait d’avoir des conseillers juridiques désignés chargés des questions liées à l’AIPRP a permis au centre de créer un réseau et une communauté de pratique dans le domaine du droit à l’information et à la protection des renseignements personnels.
- Gestion des connaissances. Le CDIPRP participe à l’échange des connaissances en diffusant des bulletins mensuels, en organisant des réunions de groupes de pratique pour les conseillers juridiques désignés chargés des questions liées à l’AIPRP, et en offrant de la formation et des événements. Ce faisant, il est mieux équipé pour répondre aux besoins des intervenants en les sensibilisant davantage aux récentes tendances juridiques et perspectives pangouvernementales en matière de droit à l’information et de la protection des renseignements personnels.
Possibilités d’amélioration :
- Clarification du mandat. Le mandat du CDIPRP manque de clarté, ce qui peut entraîner des problèmes en ce qui a trait à la participation des intervenants auprès du centre. Il serait avantageux de mieux faire connaître le type de services qu’offre le CDIPRP et leur ampleur en améliorant la communication de l’information et la sensibilisation.
- Protocole et processus. Le protocole du CDIPRP est moins efficace lorsque certains conseillers juridiques des SJ envoient directement des demandes au centre, plutôt que par l’entremise de leur conseiller juridique désigné chargé des questions liées à l’AIPRP, ou lorsque le CDIPRP reçoit des demandes moins complexes de ces conseillers juridiques désignés. Il faudrait assurer une meilleure communication du protocole et préciser le rôle et les responsabilités connexes.
- Structure du centre – capacité. Étant donné la portée élargie du mandat du CDIPRP en ce qui a trait au travail stratégique, certains problèmes touchant la capacité ont été relevés. Un meilleur soutien permettrait aux conseillers juridiques du centre de consacrer plus de temps aux services de consultation juridique et aux activités de gestion des connaissances et de sensibilisation.
- Partenariats stratégiques. On peut améliorer les partenariats stratégiques entre le CDIPRP et ses partenaires en clarifiant davantage les rôles et les responsabilités et en adoptant des pratiques plus proactives en matière d’échange d’information.
Version texte
Ce schéma de processus illustre une série de processus de travail qui est suivie lorsque le Centre du droit à l’information et à la protection des renseignements personnels (CDIPRP) reçoit une demande de conseils juridiques, y compris de conseils juridiques stratégiques et de soutien aux litiges. De façon générale, les étapes suivantes décrivent ces processus de travail, de l’étape préalable à la réception de la demande jusqu’à la production et la communication des conseils juridiques.
Étapes préalables à la réception
Étape 1 : Il existe un besoin pour des conseils juridiques dans le domaine du droit à l’information et à la protection des renseignements personnels.
Étape 2 : Les demandeurs comprennent :
- Unité des services juridiques – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques;
- Secteur national du contentieux – pour des conseils juridiques liés au soutien aux litiges;
- Autres secteurs du ministère de la Justice – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques.
Étape 3 : Les demandeurs déterminent s’ils doivent présenter une demande au CDIPRP; des discussions initiales peuvent avoir lieu entre les conseillers juridiques désignés chargés des questions liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) et les conseillers juridiques du CDIPRP.
Étape 4a : Si tel est le cas, les demandeurs présentent une demande au CDIPRP en suivant les lignes directrices. La demande passe ensuite à l’étape 5.
Étape 4b : Si tel n’est pas le cas, la demande est traitée à l’extérieur du CDIPRP, ou les demandes simples sont traitées par les conseillers juridiques chargés des questions AIPRP, et le processus de travail prend fin.
Réception
Étape 5 : Un conseiller juridique ou un membre de la direction du CDIPRP reçoit la demande.
Étape 6 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction du CDIPRP examine la demande pour déterminer si elle relève du mandat du Centre.
Étape 7 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction du CDIPRP détermine si le Centre s’occupera de la demande. Si tel n’est pas le cas, la demande est traitée à l’extérieur du CDIPRP et le processus de travail prend fin. Si tel est le cas, la demande passe à l’étape 8.
Assignation
Étape 8 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction du CDIPRP effectue l’attribution des demandes et la répartition des tâches.
Étape 9 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction du CDIPRP détermine à qui la demande sera acheminée.
Processus de travail
Étape 10 : Le processus de travail pour traiter la demande peut comprendre la rédaction de conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques ou un soutien aux litiges.
Étape 11 : Le traitement d’une demande peut comprendre la recherche de faits, des recherches juridiques, la consultation ou la coordination avec d’autres collègues, la rédaction de conseils juridiques, l’examen des conseils juridiques ou du travail effectué par d’autres avocats du ministère de la Justice, ainsi que l’évaluation du risque juridique ou de sa probabilité.
Demande remplie
Étape 12a : Les conseils juridiques provisoires sont finalisés et prêts à être transmis, sous forme d’un avis juridique, par courriel ou par téléphone.
- Si le processus d’assurance de la qualité n’est pas nécessaire, la demande saute les étapes 12b ou 12c et 13 et passe directement à l’étape 14.
Étape 12b (Assurance de la qualité) : Quand un processus d’assurance de la qualité du CDIPRP est requis, il peut comprendre un examen effectué par un avocat principal ou un membre de la direction du CDIPRP
- Si du travail supplémentaire est requis, la demande revient à l’étape 10. S’il y a lieu, la demande passe à l’étape 12c.
Étape 12c (Assurance de la qualité) : Le processus d’assurance de la qualité est examiné par le BSMA/BSM.
Étape 13 : Si le processus d’assurance de la qualité est terminé, un membre de la direction du CDIPRP ou le BSMA/BSM décide s’il convient ou non d’approuver la demande.
Étape 14 : Conseils juridiques finaux.
Étape 15 : Les destinataires comprennent :
- Unité des services juridiques – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques. Le ministère client peut être mis en copie conforme;
- Secteur national du contentieux – pour des conseils juridiques liés au soutien aux litiges;
- Autres secteurs du ministère de la Justice – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques.
Examen
Étape 16 : Examen et questions de suivi
- Si du travail supplémentaire s’avère nécessaire, la demande revient à l’étape 10.
Gestion du savoir
Étape 17 : Gestion du savoir par l’intermédiaire de différentes plateformes, dont Justipédia, des conférences et des séances de formation.
Suivi de l’information (ceci est une activité permanente)
Le CDIPRP organise des réunions d’équipe hebdomadaires.
Section du droit international, administratif et constitutionnel
Secteur du droit public et des services législatifs
Aperçu du centre
La Section du droit international, administratif et constitutionnel (SDIAC) a été créée en tant que centre d’expertise (ci-après le centre) au sein du ministère de la Justice en 2015.
Le mandat de la SDIAC consiste à offrir à ses intervenants un groupe spécialisé d’experts en droit constitutionnel, administratif, fédéral, international public et international privé. Le travail du centre couvre les conseils juridiques, y compris les conseils juridiques stratégiques et le soutien aux litiges, ainsi que le travail lié à l’élaboration de politiques touchant le droit international privé dans quatre grands domaines, soit le droit commercial international, la coopération judiciaire et l’exécution des décisions, le droit de la famille et la protection de l’enfance, et la protection des biens. De plus, le centre propose des activités de gestion des connaissances et d’autres activités de sensibilisation, comme des séances de formation juridiques et des conférences et groupes de pratique.
Les Services juridiques, le Secteur national du contentieux et d’autres secteurs du ministère de la Justice peuvent faire appel à la SDIAC pour obtenir des services en cas de besoin (voir le tableau 1).
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Le centre est organisé en groupes distincts de conseillers juridiques, en fonction de ses domaines de pratique; par exemple, certains conseillers juridiques travaillent principalement sur des questions de droit international privé, des questions de droit international public, ou des questions de droit constitutionnel. Le recours aux services du SDIAC est facultatif si le besoin s’en fait sentir.
Constatations
Réussites :
- Protocole et processus – nature de la collaboration. La nature informelle et discrétionnaire de la SDIAC s’est révélée être un aspect efficace du modèle de prestation de services du centre. Ces protocoles et processus offrent aux intervenants la souplesse nécessaire pour communiquer avec le centre, au besoin.
- Structure du centre. Le modèle d’équipe souple au sein de la SDIAC et la culture de collaboration au sein du centre contribuent à son efficacité. La structure et le fonctionnement du centre sont perçus comme ayant plusieurs avantages, notamment la flexibilité dans l’affectation du travail et le développement de connaissances dans de multiples domaines de pratique de la SDIAC.
- Gestion des connaissances. La formation offerte par la SDIAC, en particulier sa conférence annuelle, est très appréciée et recherchée par les conseillers juridiques de l’ensemble du Ministère.
- Mobilisation et collaboration. La SDIAC collabore efficacement avec ses intervenants. Les facteurs qui facilitent ces relations comprennent la communication proactive et des pratiques efficaces d’échange d’information.
Possibilités d’amélioration :
- Clarté du mandat. D’autres travaux sont nécessaires pour mieux faire connaître le mandat de la SDIAC, notamment le type de services offerts et leur ampleur. Il serait avantageux d’améliorer la communication et la sensibilisation, surtout pour les conseillers juridiques qui ne communiquent pas régulièrement avec le centre ou qui sont nouveaux au Ministère.
- Protocoles et processus – clarification concernant les demandes. Il serait utile de clarifier le type de renseignements qui devraient être inclus dans une demande présentée à la SDIAC, ainsi que d’élaborer des lignes directrices sur le niveau de complexité et la nature des demandes qui devraient être envoyées au centre.
- Partenariats stratégiques. La SDIAC a l’occasion d’améliorer les partenariats stratégiques par des consultations supplémentaires avec les intervenants avant la présentation de l’avis juridique.
Version texte
Ce schéma de processus illustre une série de processus de travail qui est suivie lorsque la Section du droit international, administratif et constitutionnel (SDIAC) reçoit une demande de conseils juridiques, y compris de conseils juridiques stratégiques et de soutien aux litiges. De façon générale, les étapes suivantes décrivent ces processus de travail, de l’étape préalable à la réception de la demande jusqu’à la production et la communication des conseils juridiques.
Étapes préalables à la réception
Étape 1 : Il existe un besoin pour des conseils juridiques dans le domaine du droit constitutionnel, administratif et international.
Étape 2 : Les demandeurs comprennent :
- Unité des services juridiques – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques et du soutien aux litiges;
- Secteur national du contentieux – pour des conseils juridiques liés au soutien aux litiges;
- Autres secteurs du ministère de la Justice – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques.
Étape 3 : Les demandeurs déterminent s’ils doivent présenter une demande à la SDIAC; des discussions initiales peuvent être tenues.
Étape 4a : Si tel est le cas, ils transmettent une demande à la SDIAC au moyen d’une demande écrite officielle ou, de façon plus informelle, par téléphone ou courriel. La demande passe ensuite à l’étape 5.
Étape 4b : Si tel n’est pas le cas, la demande est traitée à l’extérieur de la SDIAC et le processus de travail prend fin.
Réception
Étape 5 : Un conseiller juridique ou un membre de la direction de la SDIAC reçoit la demande.
Étape 6 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction de la SDIAC examine la demande pour déterminer si elle relève du mandat de la Section.
Étape 7 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction de la SDIAC détermine si la Section s’occupera de la demande. Si tel n’est pas le cas, la demande est traitée à l’extérieur de la SDIAC et le processus de travail prend fin. Si tel est le cas, la demande passe à l’étape 8.
Assignation
Étape 8 : L’attribution des demandes et la répartition des tâches sont effectuées en fonction de différents facteurs, comme le degré d’expérience, la charge de travail, les échéanciers et les possibilités de perfectionnement.
Étape 9 : Le membre de la direction de la SDIAC détermine à qui la demande sera acheminée.
Processus de travail
Étape 10 : Le processus de travail pour traiter la demande peut comprendre la rédaction de conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques ou un soutien aux litiges.
Étape 11 : Le traitement d’une demande peut comprendre la recherche de faits, des recherches juridiques, une consultation au sein de la SDIAC, une coordination avec d’autres secteurs du ministère de la Justice, la rédaction de conseils juridiques, ainsi que l’évaluation du risque juridique.
Demande remplie
Étape 12a : Les conseils juridiques provisoires sont finalisés et prêts à être transmis, sous forme d’un avis juridique, par courriel ou par téléphone.
- Si le processus d’assurance de la qualité n’est pas nécessaire, la demande saute les étapes 12b et 13 et passe à l’étape 14.
Étape 12b (Assurance de la qualité) : Si le processus d’assurance de la qualité de la SDIAC est requis, il peut comprendre un examen informel par un avocat-conseil de la SDIAC ou un examen formel par un membre de la direction de la SDIAC au moyen du système Via.
- Si du travail supplémentaire est requis, la demande revient à l’étape 10.
Étape 13 : Si le processus d’assurance de la qualité est terminé, le membre de la direction de la SDIAC décide s’il convient ou non d’approuver la demande.
Étape 14 : Conseils juridiques finaux.
Étape 15 : Les destinataires comprennent :
- Unité des services juridiques – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques et du soutien aux litiges;
- Secteur national du contentieux – pour des conseils juridiques liés au soutien aux litiges;
- Autres secteurs du ministère de la Justice – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques.
Examen
Étape 16 : Examen et questions de suivi.
- Si du travail supplémentaire s’avère nécessaire, la demande revient à l’étape 10.
Gestion du savoir
Étape 17 : Gestion du savoir par l’intermédiaire de différentes plateformes, comme Justipédia, des conférences et des séances de formation
Suivi de l’information (ceci est uneactivité permanente)
La SDIAC organise des réunions d’équipe hebdomadaires, assure le suivi interne des principaux dossiers, et rédige des notes bilatérales.
Section des droits de la personne
Secteur du droit public et des services législatifs
Aperçu du centre
La Section des droits de la personne (SDP) est un centre d’expertise de longue date (ci-après le centre) au ministère de la Justice. La portée et la nature des domaines de pratique et des services offerts par la SDP sont demeurées en grande partie inchangées au cours des 10 dernières années.
La SDP fournit des conseils juridiques spécialisés, y compris des conseils juridiques stratégiques et un soutien aux litiges, sur des questions liées à la Charte canadienne des droits et libertés (la Charte), à la Loi canadienne sur les droits de la personne et à la Déclaration canadienne des droits (DCD), ainsi que sur les obligations internationales du Canada en matière de droits de la personne. En complément de la Direction des services législatifs, la SDP joue un rôle unique dans la prestation de conseils au ministre de la Justice quant à sa responsabilité, prévue par la loi, de vérifier la conformité des projets de loi et de règlement du gouvernement avec la Charte et la DCD.
Les Services juridiques, le Secteur national du contentieux et d’autres secteurs du ministère de la Justice peuvent faire appel à la SDP pour obtenir des services en cas de besoin (voir le tableau 1).
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Constatations
Réussites :
- Protocoles et processus. La nature informelle et discrétionnaire de la SDP s’est révélée être un aspect efficace du modèle de prestation de services du centre. Ces protocoles et processus offrent aux intervenants la souplesse nécessaire pour communiquer avec la SDP, au besoin.
- Structure du centre. Le modèle d’équipe souple de la SDP a permis d’établir des relations de travail axées sur le soutien et la collaboration entre les conseillers juridiques et la direction. Le centre a mis en œuvre un processus efficace d’assurance de la qualité, en particulier pour les nouveaux conseillers juridiques ou les conseillers juridiques débutants, qui leur permet d’acquérir une expertise tout en étant encadrés de façon informelle par un avocat-conseil.
- Mobilisation et collaboration. La SDP collabore efficacement avec ses intervenants pour fournir des conseils juridiques pratiques fondés sur les réalités des ministères et organismes clients. Cette collaboration est favorisée notamment par un dialogue ouvert sur les attentes à l’égard de la demande (p. ex. échéanciers), la réponse aux questions, et la communication proactive d’information.
- Gestion des connaissances. La qualité des produits de connaissance que la SDP offre et la formation qu’elle donne sont jugés utiles, surtout en ce qui concerne ses groupes de pratique. L’information fournie permet de mieux faire connaître les dernières tendances juridiques et fournit des perspectives pangouvernementales en matière de droits de la personne.
Possibilités d’amélioration :
- Connaissance du mandat. Il est nécessaire de mieux faire connaître le mandat de la SDP, particulièrement en ce qui a trait aux domaines d’expertise précis dont elle s’occupe, comparativement aux autres centres ayant des domaines de pratique semblables. Bien que les demandes soient facilement redirigées d’un centre à l’autre, il est possible de communiquer plus largement de l’information sur le type de services offerts et leur ampleur, ainsi que des exemples de demandes appropriées.
- Structure du centre – capacité. La SDP a connu certains problèmes de roulement au cours des derniers exercices, et a fait face à une demande supplémentaire de ressources en raison de l’élargissement de son mandat, qui comprend maintenant les énoncés concernant la Charte; la demande n’a pas fait l’objet d’un financement supplémentaire. De plus, la demande globale de travail stratégique a aussi fluctué au fil du temps; certains conseillers juridiques de la SDP ont donc dû modifier périodiquement la nature de leur travail (entre les conseils juridiques et le travail stratégique) selon la demande.
Version texte
Ce schéma de processus illustre une série de processus de travail qui est suivie lorsque la Section des droits de la personne (SDP) reçoit une demande de conseils juridiques, y compris de conseils juridiques stratégiques et de soutien aux litiges. De façon générale, les étapes suivantes décrivent ces processus de travail, de l’étape préalable à la réception de la demande jusqu’à la production et la communication des conseils juridiques.
Étapes préalables à la réception
Étape 1 : Il existe un besoin pour des conseils juridiques dans le domaine des droits de la personne.
Étape 2 : Les demandeurs comprennent :
- Unité des services juridiques – pour des conseils juridiques, y compris les conseils juridiques stratégiques;
- Secteur national du contentieux – pour des conseils juridiques liés au soutien aux litiges;
- Autres secteurs du ministère de la Justice – pour des conseils juridiques, y compris les conseils juridiques stratégiques.
Étape 3 : Les demandeurs déterminent s’ils doivent présenter la demande à la SDP; des discussions initiales peuvent être tenues.
Étape 4a : Si tel est le cas, ils transmettent une demande informelle à la SDP par téléphone ou par courriel. La demande passe ensuite à l’étape 5.
Étape 4b : Si tel n’est pas le cas, la demande est traitée à l’extérieur de la SDP et le processus de travail prend fin.
Réception
Étape 5 : La demande est reçue par la SDP dans la boîte aux lettres de la direction de la Section ou directement par un conseiller juridique ou un membre de la direction de la Section.
Étape 6 : La demande est examinée par le conseiller juridique ou le membre de la direction de la Section pour déterminer si elle relève du mandat de la SDP.
Étape 7 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction de la SDP détermine si la Section s’occupera de la demande. Si tel n’est pas le cas, la demande est traitée à l’extérieur de la SDP et le processus de travail prend fin. Si tel est le cas, la demande passe à l’étape 8.
Assignation
Étape 8 : Assignation des demandes et répartition des tâches en fonction de différents facteurs, comme le degré d’expérience, la charge de travail, les échéanciers et la complexité.
Étape 9 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction de la SDP détermine à qui la demande sera acheminée.
Processus de travail
Étape 10 : Le processus de travail pour traiter la demande peut comprendre la rédaction de conseils juridiques, y compris de conseils juridiques stratégiques ou un soutien aux litiges.
Étape 11 : Le traitement d’une demande peut comprendre la recherche de faits, des recherches juridiques, la consultation au sein de la SDP, la coordination avec d’autres secteurs du ministère de la Justice, la rédaction de conseils juridiques, l’examen des conseils juridiques ou du travail effectué par d’autres avocats du ministère de la Justice, ainsi que l’évaluation du risque juridique.
Demande remplie
Étape 12a : Les conseils juridiques provisoires sont finalisés et prêts à être transmis sous forme d’un avis juridique, par courriel ou par téléphone.
- Si le processus d’assurance de la qualité n’est pas nécessaire, la demande saute les étapes 12b et 13 et passe directement à l’étape 14.
Étape 12b (Assurance de la qualité) : Si le processus d’assurance de la qualité de la SDP est requis, il peut comprendre un examen effectué par un avocat-conseil ou par un membre de la direction de la SDP.
- Si du travail supplémentaire s’avère nécessaire, la demande revient à l’étape 10.
Étape 13 : Si le processus d’assurance de la qualité est terminé, un membre de la direction de la SDP décide s’il convient ou non d’approuver la demande.
Étape 14 : Conseils juridiques finaux.
Étape 15 : Les destinataires comprennent :
- Unité des services juridiques – pour des conseils juridiques en général ;
- Secteur national du contentieux – pour des conseils juridiques liés au soutien aux litiges;
- Autres secteurs du ministère de la Justice – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques.
Examen
Étape 16 : Examen et questions de suivi
- Si du travail supplémentaire s’avère nécessaire, la demande revient à l’étape 10.
Gestion du savoir
Étape 17 : Gestion du savoir par l’intermédiaire de différentes plateformes, dont Justipédia, des conférences, des symposiums et des séances de formation
Suivi de l’information (ceci est une activité permanente)
Le suivi par la SDP comprend des tables rondes et un suivi interne des principaux dossiers.
Direction des langues officielles
Secteur du droit public et des services législatifs
Aperçu du centre
La Direction des langues officielles (DLO) a été créée en tant que centre d’expertise (ci-après le centre) au sein du ministère de la Justice en 2013.
Le mandat de la DLO consiste à offrir des services centralisés de consultation juridique concernant les droits et les politiques linguistiques, la francophonie internationale, et l’accès à la justice dans les langues officielles (sous réserve de certaines exceptions). Le travail de la DLO couvre les conseils juridiques, y compris les conseils juridiques stratégiques et le soutien aux litiges, ainsi que l’élaboration de politiques touchant les langues officielles, conformément à la Constitution canadienne, à la Loi sur les langues officielles, à d’autres lois portant sur les droits en matière de langues officielles, et à toute autre initiative ou à tout autre programme lié aux langues officielles au Canada ou à la francophonie internationale.
Depuis novembre 2015, à la suite de l’Examen des services juridiques, le ministère de la Justice a confié à l’Équipe du droit des langues officielles de la DLO le mandat exclusif de préparer tous les conseils juridiques liés au droit des langues officielles. Par conséquent, aucun autre secteur du ministère de la Justice ne doit fournir de conseils ou d’avis juridiques sur ces questions.
Les Services juridiques, au nom des ministères ou des organismes clients, du Secteur national du contentieux et d’autres secteurs du ministère de la Justice, peuvent faire appel à la DLO pour obtenir des services (voir le tableau 1).
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La DLO est divisée en deux groupes, soit l’Équipe du droit des langues officielles, qui se concentre sur la prestation de conseils juridiques, et l’Équipe Justice en langues officielles, qui effectue le travail stratégique juridique portant sur l’accès à la justice dans les deux langues officielles. Le travail est attribué en fonction des portefeuilles et des SJ des ministères et organismes clients.
Constatations
Réussites :
- Structure du centre – affectation du travail. Chaque conseiller juridique de la DLO est affecté à un portefeuille précis de ministères ou d’organismes clients, ce qui permet aux conseillers de mieux comprendre le contexte opérationnel des ministères ou des organismes clients, de connaître les conseils juridiques fournis antérieurement, et d’établir de solides relations de travail.
- Gestion des connaissances. Les produits de connaissance que la DLO offre et la formation qu’elle donne sont importants pour ses intervenants. L’information fournie répond aux besoins des intervenants en sensibilisant davantage ces derniers aux récentes tendances juridiques et perspectives pangouvernementales en matière de droit des langues officielles.
- Collaboration. La DLO collabore avec plusieurs ministères et organismes clients à un certain nombre d’initiatives pangouvernementales. Elle collabore aussi étroitement avec les intervenants internes et externes responsables des questions liées aux langues officielles.
Possibilités d’amélioration :
- Clarté du mandat. D’autres travaux sont nécessaires pour clarifier le mandat de la DLO, particulièrement en ce qui a trait au type de services offerts par le centre et à leur ampleur. Il serait avantageux d’accroître l’échange d’information, surtout avec les conseillers juridiques qui ne traitent pas régulièrement de dossiers touchant les langues officielles.
- Protocole et processus. Les résultats laissent entendre que certains conseils juridiques continuent d’être fournis par les conseillers juridiques des SJ, alors que ces conseils devraient être fournis par la DLO. De plus, certains conseillers juridiques du ministère de la Justice qui s’occupent des litiges ne suivent pas le protocole dans le cadre des procédures judiciaires portant sur des questions liées au droit des langues officielles. En veillant à ce que tous les conseillers juridiques connaissent le protocole et s’y conforment, on appuierait mieux le travail de la DLO.
Version texte
Ce schéma de processus illustre une série de processus de travail qui est suivie lorsque la Direction des langues officielles (DLO) reçoit une demande de conseils juridiques, y compris de conseils juridiques stratégiques et de soutien aux litiges. De façon générale, les énoncés suivants décrivent ces processus de travail, de l’étape préalable à la réception de la demande jusqu’à la production et la communication des conseils juridiques.
Étapes préalables à la réception
Étape 1 : Il existe un besoin pour des conseils juridiques dans le domaine du droit des langues officielles.
Étape 2 : Les demandeurs comprennent :
- Unités des services juridiques – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques - demandes soumises au nom du ministère client;
- Secteur national du contentieux – pour des conseils juridiques liés au soutien aux litiges;
- Autres secteurs du ministère de la Justice – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques.
Étape 3 : Les demandeurs déterminent s’ils doivent présenter une demande à la DLO, qui a le mandat exclusif à cet égard, à quelques exceptions près. Si la demande relève du mandat exclusif de la DLO, elle à l’étape 4a. S’il s’agit d’une exception ou qu’il ne s’agit pas d’une question liée aux langues officielles, la demande passe à l’étape 4b.
Étape 4a : Présentation de la demande à la DLO – les demandeurs suivent les directives indiquées dans le protocole. La demande passe ensuite à l’étape 5.
Étape 4b : La demande est traitée à l’extérieur de la DLO et le processus de travail prend fin.
Réception
Étape 5 : Un conseiller juridique ou un membre de la direction de la DLO reçoit la demande.
Étape 6 : Le conseiller juridique ou le membre la direction de la DLO examine la demande pour déterminer si elle relève du mandat de la Direction.
Étape 7 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction de la DLO détermine si la Direction s’occupera de la demande. Si tel n’est pas le cas, la demande est traitée à l’extérieur de la DLO et le processus de travail prend fin. Si tel est le cas, la demande passe à l’étape 8.
Assignation
Étape 8 : Assignation des demandes et répartition des tâches en fonction de différents facteurs, comme la charge de travail, la diversité du travail, le caractère urgent et la disponibilité
Étape 9 : Le conseiller juridique ou le membre de la direction de la DLO détermine à qui la demande sera acheminée.
Processus de travail
Étape 10 : Le processus de travail pour traiter la demande peut comprendre la rédaction de conseils juridiques, y compris de conseils juridiques stratégiques ou un soutien aux litiges. La DLO collabore directement avec le ministère client pour répondre aux demandes de conseils juridiques provenant des unités de services juridiques et présentées au nom du ministère client
Étape 11 : Le traitement d’une demande peut comprendre la recherche de faits, des recherches juridiques, les consultations auprès d’autres collègues, la rédaction de conseils juridiques, l’examen des conseils juridiques ou du travail effectué par d’autres avocats du ministère de la Justice, ainsi que l’évaluation du risque juridique.
Demande remplie
Étape 12a : Les conseils juridiques provisoires sont finalisés et prêts à être transmis, sous forme d’un avis juridique, par courriel ou par téléphone.
- Le processus d’assurance de la qualité est nécessaire et la demande passe à l’étape 12b.
Étape 12b (Assurance de la qualité) : Le processus d’assurance de la qualité de la DLO est requis. Il peut comprendre un examen effectué par un avocat-conseil ou par un membre de la direction de la DLO.
- Si du travail supplémentaire s’avère nécessaire, la demande revient à l’étape 10.
Étape 13 : Le membre de la direction de la DLO détermine s’il convient ou non d’approuver la demande.
Étape 14 : Conseils juridiques finaux.
Étape 15 : Les destinataires comprennent :
- Ministère client – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques; les Services juridiques doivent être mis en copie conforme;
- Secteur national du contentieux – pour des conseils juridiques liés au soutien aux litiges; les Services juridiques ou le client peuvent être mis en copie conforme;
- Autres secteurs du ministère de la Justice – pour des conseils juridiques, y compris des conseils juridiques stratégiques.
Examen
Étape 16 : Examen et questions de suivi
- Si du travail supplémentaire s’avère nécessaire, la demande revient à l’étape 10.
Gestion du savoir
Étape 17 : Gestion du savoir par l’intermédiaire de différentes plateformes, dont Justipédia, des conférences, des symposiums et des séances de formation
Suivi de l’information (ceci est une activité permanente)
La DLO organise des réunions bimensuelles avec les membres de sa Direction, des réunions générales de l’équipe ou des réunions sur des dossiers spécifiques, et assure le suivi interne des dossiers actifs.
Centre d’expertise en droit de l’approvisionnement
Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire
Aperçu du centre
Le Centre d’expertise en droit de l’approvisionnement (CEDA) a été créé en tant que centre d’expertise (ci-après le centre) au sein du ministère de la Justice à compter du 1er avril 2017.
Le CEDA a le mandat exclusif de fournir des conseils juridiques en matière d’approvisionnement dans le cadre du processus d’acquisition de biens, de services ou de services de construction, lesquels sont généralement liés aux phases précontractuelle et contractuelle, ou aux phases d’administration du contrat (sous réserve de certaines exceptions). Le centre fournit également des conseils juridiques dans le contexte des litiges relatifs aux réclamations et des demandes de contrôle judiciaire présentées au tribunal en ce qui concerne l’approvisionnement. De plus, il fournit le traitement des plaintes relatives à l’approvisionnement devant le Tribunal canadien du commerce extérieur, à l’exclusion des audiences, ainsi que des enquêtes et des examens menés par le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement, le Bureau du vérificateur général, le directeur parlementaire du budget ou d’autres organismes de surveillance. Par conséquent, aucun autre secteur du ministère de la Justice n’est appelé à fournir des conseils ou des avis juridiques sur des questions liées au droit de l’approvisionnement.
Le CEDA est situé au même endroit que les Services juridiques (SJ) de SPAC et de SPC. Les SJ, au nom du ministère ou de l’organisme client, ou du Secteur national du contentieux, peuvent faire appel au centre pour obtenir des services (voir le tableau 1).
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Constatations
Réussites :
- Gestion des connaissances. La qualité des produits de connaissance que le CEDA offre et la formation qu’il donne sont jugés pertinents et utiles pour les conseillers juridiques des SJ et les ministères et organismes clients.
- Structure du centre – capacité et affectation du travail. La structure globale du CEDA, y compris les processus de gestion des demandes et d’affectation du travail et l’intégration efficace des parajuristes, fonctionne bien. Les niveaux de dotation au sein du CEDA ont été relativement stables au fil du temps et la capacité a été suffisante pour gérer les exigences de travail.
Possibilités d’amélioration :
- Clarification du mandat. D’autres travaux sont nécessaires pour clarifier et faire connaître le mandat du CEDA, particulièrement en ce qui a trait au type de services offerts par le centre et à leur ampleur.
- Protocole et processus. Bien que le protocole et les processus prévoient une structure quant à la façon de collaborer avec le centre, on pourrait examiner le formulaire de demande requis et simplifier l’information pour accroître l’efficience, en plus d’examiner les processus de suivi après la communication des conseils juridiques. Le respect du protocole pourrait être amélioré pour veiller à ce que les conseillers juridiques du CEDA fournissent tous les conseils juridiques en matière d’approvisionnement (sauf en cas d’exception).
- Partenariats stratégiques. Bien qu’il soit avantageux que le CEDA fournisse tous les conseils juridiques liés au droit de l’approvisionnement, on désire s’assurer que les conseillers juridiques des SJ collaborent de façon plus significative avec le centre pour veiller à une compréhension commune des conseils juridiques fournis. Les conseillers juridiques des SJ et les représentants des ministères et organismes clients voient aussi des avantages potentiels à ce que les conseillers juridiques du CEDA participent à des discussions de suivi sur les conseils juridiques fournis, ou sur d’autres questions connexes qui ne sont peut-être pas de nature strictement juridique, mais qui ont une incidence directe sur les activités d’approvisionnement entreprises.
Version texte
Ce schéma de processus illustre une série de processus de travail qui est suivie lorsque le Centre d’expertise en droit de l’approvisionnement (CEDA) reçoit une demande de conseils juridiques et de soutien aux litiges. De façon générale, les étapes suivantes décrivent ces processus de travail, de l’étape préalable à la réception de la demande jusqu’à la production et la communication des conseils juridiques.
Étapes préalables à la réception
Étape 1 : Il existe un besoin pour des conseils juridiques en matière d’approvisionnement.
Étape 2 : Les demandeurs comprennent :
- Unités des services juridiques – pour des conseils juridiques en général; le ministère client est mis en copie conforme;
- Secteur national du contentieux – pour des conseils juridiques liés au soutien aux litiges.
Étape 3 : Les demandeurs déterminent s’ils doivent présenter une demande au CEDA, qui a un mandat exclusif à cet égard, à quelques exceptions près.
Étape 4a : Si la demande relève du mandat exclusif du CEDA, les demandeurs présentent leur demande au CEDA en utilisant le formulaire de demande officiel. La demande passe ensuite à l’étape 5.
Étape 4b : S’il s’agit d’une exemption ou qu’il ne s’agit pas d’une question liée à l’approvisionnement, la demande est traitée à l’extérieur du CEDA et le processus de travail prend fin.
Réception
Étape 5 : La demande est reçue par le CEDA dans sa boîte aux lettres générique.
Étape 6 : La demande est examinée afin de déterminer si elle relève du mandat du CEDA. Les parajuristes du CEDA procèdent à un examen initial et, s’ils comptent rejeter la demande, ils fournissent un résumé un membre de la direction du CEDA, avant de passer à l’étape 7. Si la demande est acceptée, elle passe à l’étape 8.
Étape 7 : Le membre de la direction du CEDA détermine si le Centre s’occupera de la demande et examine le résumé rédigé par les parajuristes. Si le rejet de la demande est envisagé, on passe à l’étape 8. Si tel n’est pas le cas, la demande est traitée à l’extérieur du CEDA et le processus de travail prend fin.
Assignation
Étape 8 : Attribution des demandes et répartition des tâches en fonction de différents facteurs, comme le degré d’expérience, le niveau de complexité, la charge de travail et le caractère urgent.
Étape 9 : Le membre de la direction du CEDA détermine à qui la demande sera acheminée.
Processus de travail
Étape 10 : Le processus de travail pour traiter la demande peut comprendre la rédaction d’un avis juridique, en général de soutien aux litiges. Le CEDA travaille directement avec le ministère client pour répondre aux demandes de conseils juridiques provenant des SJ.
Étape 11 : Le traitement d’une demande peut comprendre la recherche de faits, des recherches juridiques, une consultation au sein du CEDA, des consultations avec d’autres secteurs du ministère de la Justice au besoin, la rédaction de conseils juridiques, et la présentation d’une analyse de la probabilité d’un résultat défavorable.
Demande remplie
Étape 12a : Les conseils juridiques provisoires sont finalisés et prêts à être transmis, généralement par courriel.
- Le processus d’assurance de la qualité est nécessaire et la demande passe à l’étape 12b.
Étape 12b : (Assurance de la qualité) : Le processus d’assurance de la qualité du CEDA est requis. Il peut exiger des examens effectués par un avocat-conseil ou un membre de la direction du CEDA.
- Si du travail supplémentaire s’avère nécessaire, la demande revient à l’étape 10.
Étape 13 : Le membre de la direction du CEDA décide s’il convient ou non d’approuver la demande.
Étape 14 : Conseils juridiques finaux.
Étape 15 : Les destinataires comprennent :
- Ministère client – pour des conseils juridiques en général; les SJ doivent être mis en copie conforme.
- Secteur national du contentieux – pour des conseils juridiques liés au soutien aux litiges.
Examen
Étape 16 : Examen et questions de suivi
- Si du travail supplémentaire s’avère nécessaire, la demande revient à l’étape 10.
Facturation
Étape 17 : Les factures sont envoyées mensuellement et sont suivies dans iCase/LEX.
Gestion du savoir
Étape 18 : Gestion du savoir par l’intermédiaire de différentes plateformes, dont Justipédia, des bulletins et des séances de formation.
Suivi de l’information (ceci est une activité permanente)
Suivi par le CEDA – suivi interne des principaux dossiers.
- Date de modification :