Conclusions et recommandations

Les centres remplissent une fonction importante au sein du ministère de la Justice. Le fait de disposer d'une expertise centralisée dans des domaines largement applicables du droit répond aux besoins continus des ministères et organismes fédéraux. Ces derniers ont continuellement besoin de conseils juridiques, du soutien aux litiges, du travail stratégique et des activités d’échange des connaissances qu’offrent les centres. Il ne serait pas possible pour chaque unité de SJ ou groupe responsable des litiges de maintenir le degré d’expertise requis dans tous les domaines du droit couverts par les centres.

Les centres fournissent des conseils juridiques de grande qualité et, le cas échéant, effectuent du travail stratégique, offrant une approche uniforme pour traiter les questions liées à leurs domaines respectifs du droit. Il y a une demande constante pour l’expertise fournie par les conseillers juridiques dans tous les centres, et les produits de connaissance sont très appréciés par les intervenants. Pour accomplir leur travail, les centres doivent communiquer de l’information sur leur mandat et établir des procédures leur permettant de travailler en collaboration avec les intervenants, notamment les ministères clients, les SJ, le SNC et d’autres secteurs du ministère de la Justice. Bien que les centres s’acquittent efficacement de leur mandat et offrent des services efficaces à leurs clients, on a relevé certains points à améliorer pour continuer d’appuyer un travail efficace et efficient.

Pour appuyer le travail continu des centres, on formule les recommandations suivantes dans le cadre de l’évaluation :

Recommandation 1 – Mandats : Veiller à ce que les mandats soient clairs et communiqués efficacement aux intervenants au moyen d’une approche coordonnée.

Selon les constatations de l’évaluation, les intervenants (les SJ, les autres secteurs du Ministère, les ministères clients) ont une connaissance générale de base du mandat des centres; toutefois, les constatations confirment la nécessité d’améliorer la compréhension. Tout au long des entrevues, les conseillers juridiques des SJ et les avocats plaidants ont insisté sur l’importance de mieux communiquer le type et la portée des services fournis afin qu’ils puissent savoir exactement quand communiquer avec chaque centre. L’évaluation montre qu'une approche plus coordonnée est nécessaire pour atteindre cet objectif.

Recommandation 2 – Protocoles et processus : Veiller à ce que des protocoles ou des processus adéquats soient en place pour appuyer le fonctionnement efficace et efficient des centres et favoriser la sensibilisation et la participation des intervenants.

Tous les centres ont établi des processus qui encadrent la façon dont ils mènent l’ensemble de leurs activités, en particulier la prestation de conseils juridiques, qui est leur fonction prédominante. Dans l’ensemble, ces processus fonctionnent bien, et il semble avantageux de disposer d’un document ou d’un protocole officiel pour définir et communiquer clairement la façon dont chaque centre fonctionne. Toutefois, les constatations de l’évaluation révèlent que les processus pourraient être plus clairs dans certains cas. De plus, même lorsque des protocoles clairs ont été établis, les intervenants ne les respectent pas toujours. Le manque de clarté ou l’application non uniforme des protocoles peut nuire à la capacité des centres de fournir des conseils uniformes en temps opportun.

Recommandation 3 – Niveaux de ressources et modèles de financement : Examiner et rajuster les niveaux de ressources ou les modèles de financement, au besoin, pour s’assurer que les centres soient en mesure d’exécuter pleinement tous les aspects de leur mandat.

Plusieurs centres ont connu un élargissement de leur mandat et une augmentation de leur niveau de travail global pendant la période d’évaluation, tout en maintenant généralement le même niveau de ressources. Par exemple, le mandat du CDA a été élargi pour inclure l’élaboration de politiques, le CDIPRP a connu une augmentation du travail stratégique au cours des dernières années, et la SDP a le nouveau mandat d’élaborer des énoncés concernant la Charte. La SDC ne peut offrir qu’un niveau de soutien limité à ses intervenants compte tenu de son niveau actuel de ressources. Tous ces centres fonctionnent selon un modèle de financement par services votés qui est demeuré relativement stable au fil du temps.

Parmi les deux centres qui reposent sur un modèle de recouvrement des coûts, le CEDA est en mesure, pour l’heure, de maintenir des revenus suffisants pour couvrir les coûts des services qu’il offre. Cependant, le CDTE a éprouvé des difficultés avec le modèle de recouvrement des coûts en raison de la nature de son travail, en ce sens que les revenus sont insuffisants pour couvrir les coûts, compte tenu du travail que le CDTE effectue pour de multiples clients ou à l’interne pour le ministère de la Justice. Bien que ces coûts soient actuellement couverts à l’interne par le Ministère, le modèle actuel n’est pas viable.

Les niveaux de ressources et les modèles de financement actuels des centres devraient être examinés en vue de proposer des solutions qui aideront les centres à s’acquitter de leur mandat. Compte tenu de la nature unique du travail et de la conception de chacun des centres, il est possible que des approches différentes soient adoptées, lesquelles peuvent comprendre plusieurs options, comme l’élaboration d’analyses de rentabilisation, ou d’autres modèles de financement ou propositions de ressources.

Recommandation 4 – Partenariats stratégiques. : Améliorer l’échange d’information et la collaboration avec les intervenants pour mieux appuyer les partenariats stratégiques.

Au bout du compte, on s’attend à ce que les centres fournissent en temps opportun un soutien uniforme de qualité à l’ensemble du gouvernement, et les constatations de l’évaluation révèlent que cet objectif est en grande partie atteint. La contribution des centres, sous forme de conseils juridiques, de soutien aux litiges, de travail stratégique et d’activités d’échange des connaissances, est largement reconnue.

Les constatations de l’évaluation confirment que les centres collaborent de façon positive et professionnelle et ont établi des relations de travail axées sur la collaboration avec leurs intervenants, y compris les ministères clients, les SJ, le SNC et d’autres secteurs du Ministère. Les centres démontrent leur engagement à l’égard des cinq principes axés sur le client par le travail qu’ils accomplissent pour échanger des connaissances et de l’information avec leurs partenaires et intervenants au sein du ministère de la Justice et des ministères clients, et des exemples de bonnes pratiques utilisées par les centres pour améliorer ces partenariats ont été observés.

Afin d’améliorer davantage la prestation d’un soutien stratégique axé sur le client, l’évaluation fait ressortir la nécessité d’offrir des possibilités à tous les intervenants clés pour qu’ils puissent communiquer des renseignements, participer à un dialogue stratégique, et appuyer et élargir leurs connaissances sur les questions transversales et les positions juridiques dans des domaines précis du droit. Il est tout aussi important d’acquérir une compréhension des rôles et des responsabilités de tous les groupes concernés pour que les groupes appropriés soient mobilisés au bon moment afin d’appuyer une prestation de services uniforme et efficace. Bien que l’évaluation ait permis de constater que ces objectifs étaient favorisés, il y a aussi des limites quant à la capacité des centres d’ajouter des exigences pour les membres de leur équipe, ce qui fait ressortir la nécessité de prioriser ce qui pourrait être le plus avantageux à ce moment ci.

Recommandation 5 – Gestion des données : Assurer l’enregistrement uniforme des activités dans LEX afin de mieux appuyer la production de rapports et la prise de décisions au Ministère.

Les paramètres de LEX, les incohérences au sein des centres et entre ceux ci quant à la façon dont les heures ont été enregistrées, et les lacunes dans les renseignements relatifs aux dossiers fournis par les SJ ou d’autres secteurs du ministère de la Justice (p. ex. les centres ne reçoivent pas les numéros de dossier pour les dossiers auxquels ils contribuent) peuvent tous avoir une incidence sur la capacité d’enregistrer avec exactitude le travail des centres dans LEX. Selon les discussions avec les représentants des centres, il y a des incohérences dans la façon dont l’information sur les dossiers était consignée dans les centres, et les pratiques de déclaration différaient souvent d’un centre à l’autre. Par conséquent, la mesure dans laquelle les centres peuvent rendre compte de leurs activités de façon exacte et fiable pour suivre les tendances et prendre des décisions liées à la charge de travail et à la capacité est moins qu’optimale.

Par exemple, certains centres ont déclaré que la catégorie « Général » dans LEX était peut-être surreprésentée et que les éléments inscrits auraient dû être codés avec plus d’exactitude selon les autres types de travail (p. ex. consultation), ou que le travail stratégique avait peut-être été mal codé et était sous-représenté dans les données. De plus, les centres ne reçoivent pas toujours le numéro de dossier associé au travail qu’ils font auprès des SJ. Par conséquent, ils peuvent devoir ouvrir leurs propres dossiers pour enregistrer le temps, ce qui n’est pas conforme aux procédures de gestion des dossiers du ministère de la Justice, et il est difficile d’établir un lien entre les dossiers et le travail original et le ministère pour lequel le travail est effectué. Le fait d’appuyer la capacité d’établir avec exactitude un lien entre le travail des centres et les bons dossiers et d’encourager des pratiques d’enregistrement uniformes au sein des centres, ainsi que d’assurer une certaine uniformité dans la consignation de l’information entre les centres, offrirait une occasion de suivre avec exactitude les activités et de surveiller les tendances afin d’appuyer une meilleure prise de décisions.